Administrasi gereja sering dianggap sebagai pelayanan 'kurang penting' dalam sebuah pelayanan gerejawi, tapi sebenarnya ini adalah jantung yang memompa kehidupan ke dalam pelayanan gereja. Administrasi gereja bukan hanya soal data, dokumen, dan keuangan melainkan tulang punggung dari seluruh pelayanan. Administrasi gereja yang baik akan memastikan segala sesuatu berjalan tertib, efisien, dan terarah, sehingga pelayanan bisa dilakukan dengan maksimal.
"Administrasi yang baik bukanlah tujuan, melainkan alat untuk mendukung pelayanan yang lebih efektif dan berdampak bagi Kerajaan Allah."
Berikut 7 hal yang menjadi fondasi Administrasi Gereja sehingga gereja dapat melayani dengan maksimal
1. Visi dan Misi yang Jelas dan Tepat
Visi adalah gambaran besar tentang apa yang ingin dicapai gereja, sedangkan misi adalah langkah-langkah praktis untuk sampai ke sana. Sebagai contoh gereja yang berkembang di daerah pinggiran merumuskan visi "Jemaat yang Bertumbuh dalam Iman" dengan misi berupa Ibadah Hari Minggu dan Raya Gerejawi yang hidup dan berdampak dan Pembinaan Iman yang berkelanjutan melalui kegiatan PA dan PD. Visi tersebut jelas: mudah dipahami dan dimengerti, tepat: karena sesuai dengan kondisi gereja yang baru berkembang tentu harus memiliki warga gereja yang selalu bertumbuh imannya.
Visi dan Misi ini menjadi kompas bagi arah pelayanan gereja selanjutnya. Dengan demikian semua program kegiatan gereja haruslah di kemas agar sesuai misi dan mendukung pencapaian visi tersebut. Dalam hal ini Majelis / Pengurus Gereja dan Kantor Gereja menjadi kontrol dari setiap program yang dibuat agar sesuai dengan visi dan misi yang sudah ditentukan.
Tips Praktis: Letakkan Visi dan Misi Gereja di Warta Gereja atau di dalam / luar ruang ibadah sehigga semua warga tahu mengenai Visi dan Misi Gereja
2. Struktur Organisasi yang Baik
Dalam sebuah pelayanan mungkin akan terjadi saling lempar tanggung jawab ketika misalnya sound system gereja mengalami gangguan. Orang yang biasanya mengurusi sound sistem merasa kecewa karena ada yang mengubah settingan sound sistem. Setelah ditelusuri ternyata Pendeta pernah mengubah settingan sound sistem tanpa sepengetahuan orang lain. Kondisi seperti ini dapat dihindari apabila Gereja memiliki struktur organisasi yang rapi dan job desc yang jelas. Hal ini akan menjelaskan siapa bertanggung jawab apa, termasuk prosedur segala sesuatu, seperti pengubahan settingan sound sistem.
Apabila gereja sudah memiliki struktur organisasi yang baik maka menjadi kewajiban setiap personalia untuk taat terhadap job desc atau aturan yang sudah diterapkan. Dengan demikian pelayanan yang dilakukan oleh gereja dapat berjalan dengan rapi dan berdampak baik bagi warga gereja.
Tips Praktis: Buat bagan organisasi sederhana dan bagikan ke semua pelayan agar semua tahu tugas masing-masing.
3. Keuangan yang Transparan
Warga Gereja berkewajiban untuk memberikan persembahan ke gereja sebagai tanda syukur kepada Allah. Di sisi lain warga juga berhak mendapatkan laporan keuangan terkait penggunaan persembahan mereka. Oleh karena itu gereja perlu membuat sistem pencatatan dan laporan keuangan yang baik dan transparan, tidak ada yang ditutupi - laporan keuanga yang dapat dibaca atau diakses oleh warga kapan saja mereka memerlukannya.
Laporan keuangan ini juga merupakan bentuk pertanggungjawaban pengelolaan keuangan gereja baik kepada Tuhan dan juga sesama. Dengan demikian warga gereja juga akan tetap percaya bahwa persembahan mereka telah digunakan dengan baik dan benar.
Tips Praktis: Laporkan keuangan gereja secara periodik ke warga gereja melalui Warta Gereja atau Grup WA gereja.
4. Perencanaan dan Evaluasi Program Kegiatan
Program yang tidak direncanakan dengan matang akan rentan dengan kegagalan, demikian juga tanpa evaluasi kegagalan itu akan terus berulang. Gereja perlu membuat perencanaan yang matang untuk setiap program kegiatan yang akan dilaksanakan. Di sisi lain evaluasi diperlukan agar kesalahan di masa lalu tidak kembali terulang.
Tips Praktis: Susunlah program kegiatan bersama segenap Majelis / Pengurus Gereja di setiap akhir tahun Gunakan checklist perencanaan dan adakan evaluasi sederhana dengan tim setelah setiap acara besar.
5. Sistem Pengolahan & Pengarsipan Dokumen
Administrasi Gereja tentu tidak akan lepas dengan urusan berbagai macam dokumen, baik Surat Keputusan, Surat Keterangan, Surat Baptis, Surat Pernikahan, dan berbagai macam surat lainnya, termasuk juga dokumen non surat seperti Warta Gereja, Buletin, dll. Agar semua dokumen dapat terkelola dan tersimpan dengan baik diperlukan sesuah sistem / SOP mengenai tata kelola dokumen/ surat-menyurat. Dengan ini maka di kemudian hari apabila ada warga membutuhkan sebuah surat, maka Kantor dapat dengan cepat memprosesnya.
Tips Praktis: Catat semua surat masuk dan surat keluar di Buku atau software seperti excel. Setelah itu susun juga surat fisiknya berdasarkan dengan catatan tersebut. Hal ini akan sangat membantu apabila ada pengurus / majelis gereja yang memerlukan sebuah surat di kemudian hari.
6. Selalu Mengikuti Perkembangan Teknologi
Perkembangan teknologi dapat digunakan untuk mendukung (mempermudah) pelaksanaan pelayanan Administrasi Gereja. Sebagai contoh apabila dahulu undangan perlu di ketik dan di cetak namun sekarang cukup dibagikan dalam bentuk softfile. Demikian juga surat laporan kelahiran atau permohonan pelayanan gerejawi tidak harus dalam bentuk kertas fisik, namun dapat melalui web form seperti google form. Hal ini tentu akan mempercepat proses pelayanan ke warga. Syaratnya tentu saja pihak Kantor Gereja atau Pengurus / Majelis Gereja juga harus melek teknologi.
Tips Praktis: Liturgi dan Warta Gereja dapat dibagikan dalam format digital (misal: pdf) dan di bagikan ke dalam grup WA gereja.
7. Masukan dari Warga Gereja
Akhirnya yang tidak boleh dilupakan adalah masukan dan warga gereja. Adanya masukan dari warga gereja hendaklah dimaknai sebagai wujud kepedulian warga terhadap gereja, terutama pelayanan administrasinya. Setiap masukan yang diberikan oleh warga hendaklah diolah, yang baik diterapkan yang kurang pas bisa ditampung terlebih dahulu. Warga pun juga akan senang apabila saran dan masukkannya di dengar oleh gereja
Tips Praktis: Adakan bulan saran dan masukan di bulan tertentu untuk memberikan kesempatan kepada warga yang ingin memberikan saran dan masukan terkait pelayanan gereja.
Dan terakhir, sebuah sistem administrasi gereja yang baik akan membuat pelayanan dana berjalan dengan baik dan berdampak maksimal baik bagi warga gereja atau warga sekitar. Selamat melayani