Buku Induk Gereja merupakan salah satu elemen penting dalam administrasi gereja Kristen karena mencatat data lengkap warga yang menjadi anggota gereja tersebut. Gereja besar, gereja yang sudah mapan atau bahkan gereja yang baru saja berdiri telah menjadikan Buku Induk Gereja sebagai dokumen penting dalam tata administrasi gerejanya. Sebagian lagi mungkin baru akan memulai untuk memiliki Buku Induk Gereja.
Panduan berikut diperuntukkan bagi gereja yang baru merintis, gereja yang akan dewasa / membiak dari pepanthan menjadi gereja mandiri, atau gereja yang belum memiliki Buku Induk Gereja dan ingin memilikinya. Hal-hal dalam panduan ini dapat disesuaikan dengan kondisi gereja masing-masing.
Mengapa Buku Induk Gereja Penting?
- Pencatatan Akurat: Memastikan gereja memiliki jumlah warga yang pasti dan datanya tersimpan secara rapi dalam sebuah buku yang dapat diakses kapan saja
- Pemantauan Mutasi: Melacak perubahan seperti pindah domisili, kematian, atau penerimaan anggota baru melalui atestasi, hal ini juga untuk menghindari peristiwa rebutan warga atau saling lempar penggembalaan antar gereja
- Dukungan Pastoral: Memudahkan Majelis / Pengurus Gereja dalam memberikan pelayanan, seperti kunjungan rumah, bantuan diakonia, atau perjamuan kudus bagi anggota sakit.
Isi Buku Induk Gereja
Buku induk biasanya disusun dalam format tabel dengan kolom-kolom yang mencakup data penting warga terutama dalam kaitannya dengan kehidupan bergereja
| Kolom | Deskripsi | Contoh |
|---|---|---|
| Nomor Induk Gereja | Nomor identifikasi untuk warga, biasanya dipakai di Surat Baptis, dll | 0001 |
| Nama Lengkap | Nama sesuai akte lahir atau KTP. | Maya Deraini |
| Tempat/Tanggal Lahir | Data kelahiran untuk verifikasi. | Pontianak, 15 Mei 1982 |
| Alamat | Alamat domisili saat ini. | Jl. Raya Sekali no 17 |
| Baptis Anak | Meliputi tempat baptis, tanggal, dilayani oleh | Gereja Kristen, 25 Desember 1982 Pdt Setia Sekali |
| Baptis Dewasa / Sidi | Meliputi tempat baptis, tanggal, dilayani oleh | Gereja Kristen, 25 Desember 1999 Pdt Taat Selalu |
| Pernikahan | Meliputi tempat pernikahan, tanggal, dilayani oleh, dan pasangan | Gereja Kristen, 25 Desember 2008 Pdt Taat Selalu, Lelakiku Pasanganku |
| Mutasi | Catatan pindah, kematian, atau perubahan lainnya. | Pindah ke Gereja Kristen Sekali, 25 Desember 2018 |
| Keterangan Lain | Pekerjaan, nomor telepon, atau catatan pastoral. | Pekerjaan: Koki masak |
Catatan
- Format Nomor Induk Gereja menyesuaikan kebutuhan gereja setempat. Ada yang langsung nomor ada yang mencantumkan kode wilayah baru nomor, atau variasi lainnya.
Langkah-Langkah Membuat Buku Induk Gereja
1. Tentukan Format untuk Buku Induk Gereja: Fisik, Digital, atau Hybrid
- Fisik: Buku besar dan tebal dengan kolom manual, cocok untuk gereja kecil
- Digital: Format Spreadsheet baik di Excel, Google Spreadsheet, database seperti MS Access, atau aplikasi khusu untuk Buku Induk Gereja.
- Hybrid: Kombinasi keduanya, dengan backup digital dan arsip fisik.
Sebagai catatan apabila menggunakan model digital maka pastikan ada data backup dan perhatikan soal keamanan, siapa yang boleh mengisi atau mengubah Buku Induk Gereja. Apabila buku fisik maka pastikan buku tersimpan di tempat yang aman dan selalu bersih.
2. Rancang Template Standar / Kolom yang diperlukan
Kolom dapat seperti contoh di atas atau sesuaikan dengan kebutuhan. Beberapa gereja ada yang mensyaratkan warganya untuk mengumpulkan FC Surat Baptis, KTP, KK, sebagai bukti otentik data yang ada dan apabila sewaktu-waktu diperlukan. Tetapi sebagian lagi hanya cukup menyertakan surat-surat yang berhubungan dengan pelayanan gerejawi (Surat Baptis, Surat Nikah Gereja)
Apabila warga diminta mengumpulkan surat-surat maka diperlukan map / folder khusus untuk menampung surat-surat tersebut. Kelompokkan surat-surat berdasarkan nama dan simpan dengan urutan sesuai nomor urut di Buku Induk Gereja.
3. Kumpulkan Data
Majelis / Pengurus Gereja sebaiknya turun langsung ke lapangan untuk melakukan pengumpulan data warga gereja / sensus warga gereja. Bagi gereja yang membiak / dewasa (misal: Pepanthan), biasanya gereja induknya sudah memiliki Buku Induk Gereja termasuk warga di pepanthan tersebut. Pepanthan atau gereja yang akan dewasa tersebut sebaiknya meminta daftar warga dari gereja induk untuk kemudian dicek kebenarannya di lapangan.
4. Tetapkan SOP Pengelolaan
Hal ini harus diatur di awal agar tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari. Hal-hal seperti
- Siapa yang berwenang memasukkan dan mengubah data?
- Bagaimana prosedur jika ada perubahan status?
- Bagaimana backup dan keamanan data dilakukan?
Bagi Gereja yang sudah memiliki tenaga Kantor Gereja maka hal ini dapat diserahkan ke Kantor Gereja, namun apabila belum memilki dapat menunjuk jabatan khusus di Majelis / Pengurus Gereja untuk menangani hal ini. Misalnya ditangani oleh Sekretaris
5. Masukkan Data Warga Gereja
Apabila hasil sensus sudah ada dan buku termasuk sistem sudah siap maka langkah selanjutnya ialah memasukkan data warga ke Buku Induk Gereja. Bagi Gereja yang baru memulai membuat Buku Induk Gereja maka warga yang dimasukkan dapat berdasarkan abjad atau usia. Dapat juga dikelompokkan berdasarkan wilayah / kelompok / blok baru kemudian diurutkan berdasarkan abjad atau usia. Setelah semua masuk maka apabila ada warga baru dapat dimasukkan dengan urutan berdasarkan tanggal menjadi warga gereja.
6. Lakukan Pembaharuan
Lakukan pembaharuan setiap ada perubahan data warga, misalnya ada yang pindah gereja, sudah menerima Sakramen Baptis, dll Hal ini untuk membuat Buku Induk terupdate sesuai dengan kondisi warga gereja yang sebenarnya
Selamat mencoba