Panduan Nomor Surat Keluar: Format dan Contohnya

Pada artikel sebelumnya mengenai SOP Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Gereja, kita telah membahas pentingnya pencatatan, pengarsipan, dan pengelolaan surat secara tertib. Namun ada satu hal yang sering dianggap sepele, padahal sangat penting, yaitu penomoran surat - dalam hal ini nomor surat keluar

Mengapa Nomor Surat Penting dalam Administrasi Gereja?

Nomor surat berfungsi sebagai identitas unik untuk setiap dokumen resmi yang diterbitkan gereja. Dengan adanya nomor surat, setiap dokumen dapat dibedakan dari dokumen lainnya meskipun memiliki isi atau tujuan yang hampir sama. Selain itu nomor surat juga berfungsi sebagai:

1. Alat Kontrol dan Pengawasan: Nomor surat berfungsi sebagai alat kontrol untuk mengetahui berapa banyak surat yang telah dikeluarkan atau diterima dalam periode tertentu.
2. Memudahkan Kearsipan: Ketika jemaat atau pihak eksternal meminta salinan surat lama, nomor surat adalah "kunci" tercepat untuk menemukan dokumen tersebut di buku agenda atau sistem digital.
3. Membangun Kredibilitas: Surat dengan nomor yang rapi memberikan kesan profesional dan terpercaya di mata instansi pemerintah, bank, atau gereja lain.
4. Mencegah Duplikasi atau Pemalsuan: Sistem penomoran yang berurutan meminimalisir risiko penyalahgunaan kop surat gereja.

Bagaimana penerapannya? Setiap kali ada surat keluar, nomor tersebut dicatat dalam Buku Agenda Surat Keluar beserta tanggal dan perihalnya. Ketika suatu ada saat terjadi salah paham atau sengketa maka Kantor Gereja tinggal mencocokkan nomor surat yang tertera tanpa harus mengaduk-aduk seluruh lemari arsip. Demikian juga ketika ada warga meminta salinan surat Baptis 15 tahun yang lalu maka kita cukup mencari surat di waktu 15 tahun yang lalu dengan kode (misalnya) B sebagai kode surat baptis. 

Apakah Ada Aturan Baku untuk Penomoran Surat Gereja?

Ini adalah pertanyaan yang sangat umum. Jawabannya adalah: Tidak ada undang-undang atau peraturan pemerintah yang secara spesifik mengatur format nomor surat untuk organisasi keagamaan atau gereja.

Pemerintah memiliki Peraturan Presiden atau Peraturan Menteri tentang Tata Naskah Dinas untuk instansi pemerintah. Namun, gereja sebagai organisasi masyarakat (Ormas) atau yayasan nirlaba memiliki otonomi dalam mengatur administrasi internalnya.

Namun, bukan berarti gereja dapat membuat format seenaknya. Pembuatan format nomor surat keluar dalam administrasi gereja biasanya mengadopsi prinsip-prinsip umum dari:

1. Tata Naskah Dinas (sebagai rujukan format yang terstruktur).
2. Pedoman Tata Gereja atau Peraturan Gereja dari denominasi masing-masing. (Jika ada) 
3. Standar Administrasi Organisasi Nirlaba yang mengutamakan akuntabilitas.

Prinsip Dasar Membuat Nomor Surat yang Baik

Sebelum membahas format, ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan.

1. Setiap Surat Harus Memiliki Nomor Unik
   Jangan pernah menggunakan nomor yang sama untuk dua surat berbeda. Nomor surat adalah identitas dokumen. Jika terjadi duplikasi, proses pencarian arsip atau penyelesaikan masalah terkait surat tertentu akan menjadi bermasalah.
2. Gunakan Sistem yang Konsisten
   Kesalahan yang sering terjadi di gereja adalah pergantian format setiap kali terjadi pergantian pengurus. Tahun ini menggunakan angka Romawi, tahun depan menggunakan angka biasa. Tahun ini ada kode surat, tahun depan tidak ada. Perubahan seperti ini membuat arsip sulit dipahami.
3. Mudah Dibaca
   Nomor surat yang terlalu panjang justru menyulitkan pengguna. Pilih format yang informatif tetapi tetap sederhana.
4. Mendukung Pengarsipan
   Sistem penomoran yang baik harus membantu pencarian dokumen, bukan malah menyulitkan. Karena itu, beberapa gereja mulai menambahkan kode jenis surat dalam nomor suratnya.

Format Nomor Surat yang Umum Digunakan Gereja

Dalam dunia tata kearsipan, terdapat beberapa cara untuk menyusun nomor surat. Dua pendekatan yang paling sering digunakan di lingkungan gereja adalah Sistem Nomor Urut Tunggal (Sentralistik) dan Sistem Kode Klasifikasi Perihal (Desentralistik).

1. Sistem Nomor Urut Tunggal (Satu Pintu)

Pada sistem ini, seluruh surat yang keluar dari gereja menggunakan satu deret nomor urut yang sama secara berurutan, tidak peduli apakah itu surat undangan, surat keputusan, atau surat nikah.

Contoh: 015/GKJ.SKH/VI/2026

Keterangan:

• 015 = Nomor urut surat
• GKJ.SKH = Kode gereja yang mengeluarkan surat: Gereja Kristen Jawa (GKJ) Sukoharjo
• VI = Bulan penerbitan
• 2026 = Tahun penerbitan

Nomor urut surat terus bertambah dalam rentang waktu 1 tahun, dimulai dari 001 sampai nomor surat terakhir di tahun tersebut. Ketika berganti tahun maka nomor surat dimulai kembali dari 001

Kelebihan: Sangat sederhana, risiko nomor ganda sangat kecil, dan mudah dipahami, dan cocok untuk gereja kecil dan menengah yang tidak terlalu sering mengeluarkan surat

Kekurangan: Ketika jumlah surat semakin banyak, sulit mengetahui jenis surat hanya dengan melihat nomor suratnya; harus juga melihat perihal suratnya.

2. Sistem Kode Klasifikasi Perihal

Sistem ini menambahkan kode klasifikasi/ jenis surat ke dalam nomor surat yang bertujuan untuk membedakan jenis-jenis surat. Dengan melihat nomor surat saja, bagian Kantor Gereja sudah dapat mengetahui jenis dokumen tersebut.

Contoh: 015/SK/GKJ.SKH/VI/2026

Keterangan:

• 015 = Nomor urut surat
• SK = Kode Jenis Surat yaitu Surat Keputusan
• GKJ.SKH = Kode gereja yang mengeluarkan surat: Gereja Kristen Jawa (GKJ) Sukoharjo
• VI = Bulan penerbitan
• 2026 = Tahun penerbitan

Untuk sistem penomorannya dapat tetap berurutan tanpa memandang kode jenis surat atau terpisah berdasarkan jenis surat.  Misalnya, nomor urut untuk Surat Keputusan terpisah dengan nomor urut untuk Surat Baptis

Kelebihan: Sangat rapi dan spesifik. Pihak Kantor Gereja atau Majelis dapat langsung mengetahui jenis surat hanya dengan melihat kodenya saja.

Kekurangan: Memerlukan ketelitian tinggi. Jika pengelola administrasi kurang rapi, nomor urut antar kategori bisa saling tumpang tindih atau terlewat atau bisa juga salah dalam memberikan kode surat.

Contoh Format Nomor Surat Resmi Gereja

Berikut adalah contoh penerapan format penomoran surat gereja dengan Sistem Kode Klasifikasi Perihal. Nomor surat diurutkan berdasarkan perihal. Nama Gereja yang mengeluarkan surat ialah Gereja Kristen Jawa Sukoharjo (GKJ-SKH)

Ini hanya contoh, masing-masing gereja dapat menyesuaikan sesuai kebijakan yang ditetapkan

1. Dokumen Sakramen dan Kewargaan

• Surat Baptis Anak
  • Konsep: Surat ke-15 yang dikeluarkan gereja untuk baptisan anak pada bulan Maret 2026.
  • Format Nomor: 015/BA/GKJ-SKH/III/2026 (BA = Baptis Anak)
• Surat Baptis Dewasa
  • Konsep: Surat ke-16 yang dikeluarkan untuk baptisan dewasa pada bulan Maret 2026.
  • Format Nomor: 016/BD/GKJ-SKH/III/2026 (BD = Baptis Dewasa)
• Surat Sidi
  • Konsep: Surat peneguhan sidi ke-32 pada bulan April 2026.
  • Format Nomor: 032/SIDI/GKJ-SKH/IV/2026
• Surat Nikah (Piagam Pernikahan Gereja)
  • Konsep: Surat pernikahan jemaat urutan ke-8 pada bulan Juni 2026.
  • Format Nomor: 008/SPN/GKJ-SKH/VI/2026 (SPN = Surat Pernikahan)
• Surat Kematian Jemaat
  • Konsep: Surat keterangan kematian yang dikeluarkan sekretariat pada urutan ke-22 di bulan Agustus 2026.
  • Format Nomor: 022/SKK/GKJ-SKH/VIII/2026 (SKK = Surat Keterangan Kematian)
• Surat Mutasi Jemaat (Surat Atestasi/Pindah)
  • Konsep: Surat keterangan pindah jemaat ke gereja lain, urutan ke-11 pada bulan Mei 2026.
  • Format Nomor: 011/ATT/GKJ-SKH/V/2026 (ATT = Atestasi)

2. Dokumen Tata Kelola dan Operasional Majelis

• Surat Keputusan (SK) Majelis
  • Konsep: Surat keputusan yang dikeluarkan oleh Majelis Jemaat terkait pengangkatan pengurus komisi baru, merupakan SK ke-3 pada bulan Januari 2026.
  • Format Nomor: 003/SK/GKJ-SKH/I/2026 (SK = Surat Keputusan Majelis Jemaat)
• Surat Tugas Pelayanan
  • Konsep: Surat tugas untuk tim pengkhotbah atau tim misi yang pergi ke luar kota, urutan ke-54 pada bulan Juli 2026.
  • Format Nomor: 054/ST/GKJ-SKH/VII/2026 (ST = Surat Tugas)
• Surat Undangan Rapat Majelis
  • Konsep: Surat undangan rutin untuk seluruh penatua dan diaken, urutan ke-70 pada bulan September 2026.
  • Format Nomor: 070/UND/GKJ-SKH (UND = Undangan)
• Surat Panitia Kegiatan Gereja
  • Konsep: Surat yang dikeluarkan oleh Panitia Natal atau Panitia Paskah. Karena panitia bersifat ad-hoc (sementara), kodenya bisa disesuaikan. Contoh surat keluar panitia ke-5 pada bulan Oktober 2026.
  • Format Nomor: 005/PAN-NATAL.GKJ-SKH/X/2026

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Penomoran Surat Gereja

1. Format yang Berubah-ubah: Ketika terjadi perubahan kepengurusan maka format penomoran ikut diubah sesuai selera pribadi. Hal ini merusak kesinambungan tata kearsipan gereja.
2. Kesalahan Ketik: Penulisan spasi setelah garis miring, penulisan bulan dalam huruf romawi yang salah, penulisan kode yang salah, nomor surat yang melompat bahkan sampai nomor surat yang sama padahal isinya berbeda.
3. Tidak mencatat surat keluar: Surat yang tidak tercatat di Buku Agenda Surat Keluar mengakibatkan surat tidak ter-arsip, rawan nomor ganda, atau nomor yang melompat yang membuat surat-surat keluar tidak tertata dengan baik.

Rekomendasi Praktis untuk Gereja

Untuk segera memperbaiki sistem administrasi surat di gereja Anda, berikut adalah langkah-langkah praktis yang bisa langsung diterapkan mulai minggu ini:

1. Buat Standar Operasional Prosedur (SOP) Sederhana
   Susun format baku penomoran surat keluar dan disetujui oleh Majelis. Tempelkan di meja sekretaris sebagai pengingat. Gunakan format sederhana sesuai contoh di atas.
2. Sediakan Buku Agenda Surat Keluar dalam Wujud Fisik dan Digital
   Catat semua Surat keluar dalam Buku Agenda Surat Keluar dan juga dalam versi digital sebagai cadangan (Googe Sheet atau Excel) .

Kesimpulan

Mengelola nomor surat resmi gereja bukanlah sekadar urusan teknis administratif yang membosankan tetapi sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam bidang administrasi khususnya surat. Pelayanan rohani yang besar di mimbar selalu didukung oleh kesetiaan dalam perkara-perkara kecil di balik layar, termasuk dalam hal tertib administrasi surat-menyurat

Dengan menerapkan format penomoran yang konsisten, logis, dan terdokumentasi dengan baik, gereja Anda tidak hanya akan terlihat lebih profesional di mata eksternal, tetapi juga akan sangat memudahkan pelayanan internal. Arsip yang rapi adalah warisan sejarah gereja yang berharga bagi generasi mendatang.

Mulailah dari langkah kecil: periksa buku agenda surat Anda hari ini, dan pastikan formatnya sudah sesuai dengan panduan ini.