Artikel sebelumnya telah menjelaskan mengapa gereja perlu mengembangkan dana abadi gereja yang dimiliki sehingga dapat membantu keuangan gereja. Bagi sebagian gereja, membentuk dana abadi mungkin terdengar seperti pekerjaan besar yang membutuhkan persiapan rumit. Padahal, prosesnya dapat dilakukan secara bertahap, dimulai dari pembahasan di tingkat majelis hingga terbentuknya sistem pengelolaan yang resmi. Gereja tidak harus memiliki kas sampai puluhan juta baru bisa memiliki dana abadi gereja. Dana abadi gereja dapat dimulai kapan saja sepanjang gereja tersebut mau memulainya. Lalu sekarang, Bagaimana cara memulainya?
Sebagai catatan semua aturan mengenai dana abadi mulai dari awal sampai akhir harus mendapatkan persetujuan Majelis / Pengurus Gereja yang kemudian ditetapkan melalui Surat Keputusan dan juga menerbitkan SOP Dana Abadi Gereja. Hal ini perlu dilakukan agar Gereja memiliki dasar yang jelas terkait proyek dana abadi gereja.
Secara ringkas berikut panduan praktis bagi majelis dan bendahara gereja yang ingin mulai membentuk dana abadi gereja.
- Memulai dengan Pembahasan Awal di Tingkat Majelis
- Membentuk Tim untuk Mengelola Dana Abadi Gereja
- Pertemuan Tim Pengelolaan Dana Abadi
- Penetapan Panduan dan SOP dalam Sidang Majelis
- Sosialisasi ke Umat
- Mulai segera dilakukan
- Evaluasi Program
Membangun Kesamaan Persepsi di Majelis
Sebagai langkah awal tentu adalah membicarakan rencana pembentukan dana abadi gereja dalam Sidang Majelis atau rapat pengurus. Tujuannya jelas untuk menyamakan persepsi di tingkat Majelis sehingga Majelis memiliki satu suara dengan konsep dana abadi yang akan dijalankan. Hal-hal yang perlu dibicarakan antara lain:
- Mengapa gereja perlu membentuk dana abadi gereja?
- Apakah dana abadi bersifat khusus untuk mendukung satu pelayanan khusus atau bersifat umum?
- Bagaimana sumber pendanaannya?
- Siapa yang akan mengelola?
- Bagaimana dana abadi dikembangkan (panduan pemilihan produk investasi)?
- Bagaimana penggunaan pengembangan dai dana abadi gereja?
Pembahasan di tingkat ini tidak harus sampai detail ke teknis, cukup garis besar, kemudian tim yang akan ditunjuk yang akan menambahkan detail atau hal teknis hingga menjadi sebuah SOP Dana Abadi Gereja.
📌Sebagai alternatif, agar pembahasan lebih efektif dan efisien maka Majelis bisa juga membuat Tim Khusus untuk merumuskan beberapa hal terkait dana abadi dan kemudian tim khusus tersebut menyampaikan hasilnya dalam Sidang Majelis untuk selanjutnya di bahas dan disetujui oleh Majelis.
Dokumen yang dihasilkan: akta sidang majelis atau keputusan rapat majelis / pengurus gereja mengenai dana abadi gereja
Membentuk Tim untuk Mengelola Dana Abadi Gereja
Pengelolaan dana abadi gereja sebaiknya di serahkan ke tim khusus yang ditunjuk oleh majelis dan beranggotakan mereka yang benar-benar paham soal keuangan dan investasi. Hal ini dilakukan mereka yang mengurusi dana abadi adalah orang yang benar-benar tepat. Sementara, kalau ditangani oleh Majelis dikhawatirkan tidak semua anggota majelis paham mengenai konsep investasi untuk gereja.
Personalia Tim dapat dari majelis atau non majelis namun yang memiliki pengetahuan seputar pengelolaan keuangan dan investasi. Tugas utamanya ialah mengelola dana abadi gereja. Sedangkan detailnya dapat berupa (dapat ditambahkan hal lainnya)
- Membuat rencana pengembangan dana abadi yang tentu saja tidak menggerus nilai pokok tetapi justru menambahkan hasil. Hal ini perlu dilakukan dengan penuh kehati-hatian
- Membuat tata cara penggunaan pengembangan hasil dana abadi
- Membuat SOP Dana Abadi yang meliputi berbagai aturan pokok dan alur dari persembahan untuk dana abadi, pengembangan,dan pengeluaran hasil pengembangan. SOP di buat di awal kepengurusan pertama, atau ketika SOP lama dianggap tidak relevan dengan situasi sekarang
- Membuat laporan pembukuan dana abadi gereja yang dapat dipertanggungjawabkan ke majelis
Periode kepengurusan Tim dapat 2 tahun atau lebih sesuai dengan kebutuhan dan keputusan dalam sidang Majelis/ rapat pengurus
Dokumen yang perlu dihasilkan: Surat Keputusan Tim Pengembangan Dana Abadi
Pertemuan Tim Pengelolaan Dana Abadi
Setelah Tim Pengelolaan Dana Abadi terbentuk maka Tim tersebut segera mengadakan pertemuan dengan membahas poin-poin seperti yang sudah di amanatkan oleh majelis. Pertemuan tidak harus dilakukan satu kali untuk menyelesaikan semuanya; bisa dilakukan berulang kali sehingga ada keputusan yang jelas yang dapat diserahkan ke majelis. Pihak majelis yang ditunjuk sebaiknya juga ikut mendampingi setiap ada pertemuan sehingga arah dari tim tetap sesuai dengan keinginan dari majelis
Selain poin yang sudah diamanatkan oleh majelis (poin di bagian sebelumnya), Tim juga dapat menambahkan poin baru terkait pengelolaan dana abadi gereja yang dirasa penting untuk dibahas. Setelah itu hasil dari percakapan diserahkan ke majelis untuk dibahas dan ditetapkan
Dokumen yang perlu dihasilkan: Draft Panduan SOP Pengelolaan Dana Abadi
Penetapan Panduan dan SOP dalam Sidang Majelis
Setelah menerima dan membahas isi dari draft Panduan dan SOP Pengelolaan dana abadi gereja dan tidak ditemukan hal-hal yang tidak sesuai maka draft tersebut dapat segera ditetapkan menjadi Panduan dan SOP Pengelolaan dana abadi gereja yang menjadi panduan bagi langkah tim untuk mengelola dana abadi gereja.
Dengan demikian kelengkapan dari sisi administrasi sudah terpenuhi yaitu
- Paduan Pengelolaan Dana Abadi: Berisi berbagai panduan dan tata cara termasuk pengertian dan tujuan mengenai dana abadi gereja tersebut,
- SOP Pengelolaan Dana Abadi: SOP tata cara penerimaan persembahan untuk dana abadi, penyimpanan, prosedut pengembangan, termasuk prosedut pengeluaran.
- Surat Keputusan Tim Pengelolaan Dana Abadi: Surat keputusan sebagai landasan Tim bekerja.
Namun langkah yang dilakukan tidak berhenti sampai di sini. Ada hal lain yang tetap perlu dilakukan
Sosialisasi ke Umat
Hal terpenting yang tidak boleh dilewatkan adalah sosialisasi terkait dana abadi ini ke umat atau warga gereja. Hal ini perlu dilakukan agar umat tahu bahwa gereja tempat mereka beribadah telah memiliki program dana abadi gereja. Sehingga ketika ada kantong khusus persembahan dana abadi diedarkan mereka tahu kegunaannya.
Sosialisasi meliputi: pengertian dana abadi, tujuan, siapa saja yang mengelola, bagaimana penggalangan dana, pengembangan, dan juga penggunaan. Terangkan sejelas mungkin segala sesuatu yang perlu diketahui warga. Dengan transparansi ini maka warga tentu tidak akan keberatan dalam mendukung program ini.
Sosialisasi dapat dilakukan oleh majelis/ pengurus gereja atau dari tim pengelolaan dana abadi dnegan didampingi oleh majelis gereja.
Mulai segera dilakukan
Setelah sosialisasi selesai dan warga banyak yang memahaminya maka tentu saja proyek ini harus segera dimulai. Lakukan penggalangan dana dari kantong persembahan khusus atau melalu usaha dana khusus lainnya. Buat laporan penerimaan dan secara rutin (misal sebulan sekali) laporkan ke warga berapa pemasukan untuk dana abadi. Begitu juga apabila dana akan dikembangkan (diinvestasikan) maka informasikan juga ke warga. Hal ini berguna untuk menunjukkan transparansi gereja terkait pengelolaan dana abadi.
Evaluasi Program
Setelah program berjalan maka perlu dilakukan evaluasi minimal satu tahun sekali untuk melihat apakah program ini dapat berjalan baik atau berhenti di tengah jalan. Berbagai pertanyaan seperti,
- bagaimana tanggapan umat dalam memberikan persembahan khusus untuk dana abadi (apakah kurang, biasa, atau luar biasa),
- bagaimana hasil pengembangan (apabila sudah dikembangkan/ di investasikan),
- apakah ada saran dan kritik dari umat terkait program dana abadi gereja.
Evaluasi dapat dilakukan Majelis atau Tim Pengelola Dana Abadi
Berbagai langkah tersebut hanyalah langkah dasar, Anda dapat mengembangkannya sendiri sesuai dengan kebutuhan gereja Anda.
Contoh Timeline Persiapan Program Dana Abadi
- Bulan 1: Pembahasan awal di di majelis dan pembentukan tim untuk mengelola dana abadi gereja.
- Bulan 2-3: Pertemuan Tim Pengelolaan Dana Abadi untuk membuat draft SOP dan panduan
- Bulan 4 -5: Penetapan Panduan dan SOP dalam Sidang Majelis dan dilanjutkan sosialisasi ke umat
- Bulan 6: Persembahan untuk dana abadi mulai diperlakukan, dana mulai dikumpulkan dan dikembangkan apabila di rasa dana masuk sudah cukup banyak
- Bulan 12: Evaluasi Program yang selanjutnya dilakukan secara rutin, minimal setahun sekali
Hal yang Perlu Diperhatikan
- Apabila memungkinkan buka buku tabungan khusus untuk dana abadi,
- Tim Pengelola Dana Abadi sebaiknya diisi oleh mereka yang paham mengenai keuangan dan juga mengenai investasi. Tidak harus paham semua, bisa salah satunya saja
- Majelis perlu menekankan ke umat agar tidak menjadikan persembahan untuk dana abadi sebagai alasan untuk mengurangi semangat memberi persembahan mingguan/ persembahan rutin lainnya.
- Majelis perlu menekankan agar proses pengumpulan tidak menimbulkan tekanan atau rasa bersalah pada umat yang tidak mampu ikut serta.
Penutup
Membentuk Dana Abadi Gereja memang membutuhkan ketelitian dan proses administrasi yang runtut pada awalnya. Namun, ketika sistem ini berjalan dengan Panduan yang baik dan SOP yang baku maka gereja telah menanamkan fondasi finansial yang akan terus memberikan hasil yang dapat digunakan bagi pelayanan gereja di masa depan.
